“一Dian分享”之刘玉导师——如何提高时间效率和工作效率
“一Dian分享”之刘玉导师——如何提高时间效率和工作效率
文| 预备队员 张子陆
今年暑期Dian团队研讨战略改革方案时，有队员反映导师组在团队例会上的影响力没有充分体现，因此实施改革后，导师们每人每年都要求在例会中进行一次分享。继王兴刚和曹洋两位导师带头分享学术内容之后，12月3日晚，创始人刘玉教授在Dian团队例会的“一Dian分享”环节中作了“如何提高时间效率和工作效率”的分享，向同学们讲述了自己的时间管理习惯、工作管理习惯以及一些实用的学习技巧。
“斜杠老年”的别样生活
分享开始，刘玉老师就抛出了“斜杠老年”这一概念。何谓“斜杠”？即身兼多个职务，以斜杠分隔，这便是刘玉老师口中“斜杠”的含义。她认为，每个人都应该至少拥有两个“斜杠”，有着三重身份，人生才过得有滋味，并鼓励同学们争做“斜杠青年”。
图6 刘玉老师开场
作为“斜杠老年”，刘玉老师身兼华中科技大学Dian团队负责人、华中科技大学启明学院高级顾问、华中科技大学点石创校校长、湖北省创业红娘众创空间理事长以及三家公司董事长、华科老协印巴舞队副队长、华科老协民乐队键盘手兼队委、华科老协梧桐语合唱团女低成员兼训练伴奏、华科老协电子琴研修班负责人等多个职务。这自然令许多人好奇：一天只有24小时，刘玉老师到底是如何把这么多事务完成的呢？于是刘玉老师便给大家介绍了自己的独特方法。
正式开始介绍前，刘玉老师指出了提高效率的前提：1.每日工作少于12小时，不必讨论时间效率；2.不承担3种以上工作，不必讨论工作效率。不满足这两个前提时，每个人都还有很大的时间和工作潜力去挖掘，远远没有到追求效率的地步。同时，刘玉老师也给大伙提了个醒，这些方法都是她的个人总结，不代表一般性，所有的方法均以适应自身为准。“我有些东西是反人性的，你们听听就好。”刘玉老师解释道，“知道还有人用这种方式活着就行了！”
独具特色的时间管理习惯
不同于现在大多数人依靠手机消息驱动的生活方式，刘玉老师是依靠电脑邮件来驱动自己每天工作的。作为数百个群的群主，刘玉老师每天都会在手机上接收到大量信息，许多重要的消息往往一滑就过去了，根本记不住。于是她主要靠邮件来接受消息，每天至少3次打开电脑进行事件记录和存档。为了更便捷记录日程活动，她在电脑桌面放置了“备忘录.txt”随时更新。此外，刘玉老师还会在键盘边放置纸笔，协助记录和备忘。
除了把每日议程记录在电脑桌面上，刘老师还习惯在夜里把次日所有的事情设定闹钟提醒，确保自己不会遗漏事项或是迟到，也不会过早到场浪费时间。同时，对于次日早上要发出的微信，她习惯先写好文字但不发送，保持草稿状态，确保次日早上闹钟一响，即使头脑还不太清醒也可以迅速发出。
图7 刘玉老师分享时间管理习惯
作为“邮件驱动选手”，刘玉老师对于处理邮件也有着独特的加速方法。首先就是对于邮件模板的利用，模板提供了固定称呼和落款及日期，省事且有礼貌；如果有多人都要用到差不多的回复内容，可以找到已发送邮件再次编辑，只需改邮箱、称呼和日期即可，节省重复“造轮子”的时间；如果邮件过多，难以在已发送邮件中找到，可以在标题加上特殊标志，如前缀【重要】等，方便自己寻找。
对于每天的零碎时间，刘玉老师也能细致利用，不浪费一分一秒。家里楼层电梯每趟需1分钟左右，可以用这点时间吃早餐、系扣子、穿鞋、浏览微信、语音留言；所有需要查看的视频和音频都先收藏，等洗漱或洗碗或步行时播放，不独占时间处理；上厕所时也习惯带手机，把积压的消息浏览和处理完，以提高时间效率；将待回复的微信消息先收藏，或发给自己另一个微信号，等下一个碎片时间再处理；拒绝浏览无用消息；练琴练声等家庭作业，利用早中晚各10分钟，用多次碎片时间练习，反而成效更明显；声乐课后一回家便录音，避免开声、读谱等“冷启动”；到食堂吃饭绝不赶高峰期，省去了排队和等座位的时间……正是这一个个小细节、碎时间，让刘玉老师的每日生活更加紧凑而高效。
刘玉老师时间管理上的一个“大杀器”则是减少睡眠。她常年的睡眠时间是4个小时，从不午睡，也从不在凌晨1点前入睡。刘玉老师的床就安置在电脑桌旁，深夜感到极度疲劳时，直接倒下就睡。这种睡眠习惯反而使刘玉老师的睡眠质量大大提高。
高效合理的工作管理习惯
刘玉老师高度重视“并行”理念，并且将“并行”理念一直贯彻在自己的工作管理习惯当中。她用同时接待三位不同的投资者和创业者的案例告诉同学们，对于并发的几件事情，要学会见缝插针，合理安排事情的先后顺序。而且，并行的每件事情都应该认真完成，不可降低部分质量。
作为领导者，除了并行工作，合理的安排任务也是十分必要的。这个世界上没有哪个人能扛下所有的事务，学会安排合适的人做合适的事，大家一起分担，这便是刘玉老师的又一个工作管理法门。她展示了在“国庆七日训”时给教练组的任务分工指令，详细地给出了时间限制、人员安排、工作需求、验收标准。刘玉老师特别强调了指令必须明确的重要性，并且一定要给出验收标准，否则大多数执行者会跑偏，效率反而降低。
图8 刘玉老师分享工作管理习惯
每个人都有自己的喜好厌恶，对于不喜欢的事情往往会出现“拖延症”，怎么办？刘玉老师同样也有着自己独特的方法：（1）首先做好容易做的，将复杂事情简单化，可以停止内耗；（2）有意“为难”自己，与惰性抗争，例如把外出的工作放在上午，强迫自己不赖床，走出舒适圈；（3）按时完成任务应该自我奖励，刘老师与我们分享了她考研时的故事：每天只要完成了计划进度，就奖励自己去看电影。这不仅激发了她的学习动力，还成为了她最难忘的愉悦经历。
分享学习技巧，提议经验成库
由于同学们临近考试，在分享完自己的时间管理和工作管理习惯后，刘老师特意分享了大学考试技巧。
作为电信77级的“学霸”之一，刘玉老师首先以风趣的口吻讲述了学习的关键：“学海无涯苦作舟”。从来没有不花时间就能考出高分的技巧，一定要花时间去消化积累。如何积累？平时上课坐前排认真听讲，有疑问立即记录在笔记本特意留出的中间一栏，下课后抓紧询问老师。同时，刘玉老师认为，知识不应该自己藏着掖着，乐于给同学们答疑讨论，也就相当于自己复习一遍，利他就是最好的利己。
图9 刘玉老师分享学习技巧
除了分享自己的学习技巧，刘玉老师还分享了她在点石创校中收集的学员们的学习技巧，例如，保证高质量睡眠、保持自己节奏、舍友分科准备，交换复习体会等。刘玉老师提议，若每位队员都能贡献一条提速或省事的方法，分享给大家，就能形成宝贵的经验库，积累传承下去，成为一个完善的方法论。