团队更新办公平台，引入飞书协作管理

团队更新办公平台，引入飞书协作管理

文| 预备队员 方衍贵

又是一年春风来，3月5日晚19点，受疫情影响，Dian团队例会在线上召开。本学期开始，团队引入飞书作为办公协作平台。为让全团队师生进一步了解“为什么”、“是什么”、“怎么用”、“哪里好”，本次例会主题定为“飞书使用知识分享、演示及讨论”，由高雅玙导师主持，颜庆华导师和钱鹏宇、王淇营、邓紫涵等多位同学从不同角度进行了分享。

导师颜庆华：从为什么到怎么用

例会开始，颜庆华导师开宗明义，点出了为什么团队要引入飞书作为办公协作与管理平台。他指出，协作软件已经是各大企业都在使用的主流办公工具之一，目前国内巨头主要有字节飞书、阿里钉钉和企业微信。那么为什么团队要用飞书，而不用熟悉的QQ和微信呢？颜庆华导师做了一个非常形象的比喻，即 QQ微信就像是面向过程的解决方案，而飞书则提供了一种面向对象的解决方案。在飞书平台上，邮件、BBS、tower、WPS、wiki、会议、日历等众多功能都集成在一起，这将对管理带来非常大的效率提升。

图1 颜庆华导师介绍为什么用飞书

那么如何正确地使用飞书呢？颜庆华导师认为第一个重要功能就是飞书的通讯录。相较于QQ微信的分组结构，飞书的通讯录无疑更具有优势。层级网络结构、分散式身份分配，使得我们的成员关系更加清晰明了，Dian团队的管理更加轻松便捷。其次，是飞书提供了周报功能，能够有效解决以往导师对于同学们在项目中投入的时间和任务进度难以把握的问题，帮助导师及时高效地了解大范围同学和项目的进展情况。此外，文档功能可以很方便地查看各个时段各个对象所发送的需要注意的文档，不必像使用QQ微信时那样，辗转反复去各个群里到处寻找。而任务app则可以提高各个队员对时间的把握力和规划能力，有效提高队员的时间利用效率。

质量组组长钱鹏宇：飞书的日常使用教学

上学期钱鹏宇担任质量组组长，一个人负责团队十几个项目组的进度把控，安排两周一次的组长会议。在这个过程中，钱鹏宇开始探索尝试用更高效的工具进行管理，并最终开始使用飞书，提议将其作为团队项目管理的新的方式。作为目前团队飞书的核心使用力量，钱鹏宇给大家带来了飞书日常使用的教学。

第一个团队同学们常常要用到的功能就是周报。相比原先的各组分别统计组员工时、制作单独的ppt，使用飞书周报进行统一上报，可以避免内容的不直观和碎片化。飞书的周报可以很方便的统一团队同学们的周报路径和内容，并且支持抄送和评论功能，更方便同学与导师进行交流和反馈。作为项目组组长，如何统一查看组员的公式和内容，并且进行数据的过滤整理，钱鹏宇也进行了实际的演示。

项目组中有一个临时任务需要进行派发处理时该怎么办？飞书的任务功能恰好能完美处理这一需求。在任务版块里，输入任务内容，添加执行者和关注者，设置截止日期，一个临时任务就指派完成了，非常方便直观。每个任务下都有着评论区，执行者和关注者都可以在这里进行评论交流，跟进任务的处理进程。

日程安排对于团队管理来说同样十分关键。飞书的日历功能能够很方便地设置关键日程，安排每个日程的参与者。在时间节点到来前，飞书就会对所有的参与者发出提醒，避免参与者遗漏关键时间节点。飞书的云文档和知识库功能，则让文件可以在全团队内公开共享，助力团队内部的文件管理流通，为团队“硬件成版，软件成库，文件成册”提供保障。

图2 钱鹏宇在分享飞书常用功能的使用方法

项目组组长王淇营、邓紫涵：如何借助飞书提升项目组管理效率

全团队推进使用飞书进行项目管理虽然才刚刚启动，但在前期的试运行进程中，已经有不少项目组在组长的推动下开始借助飞书进行管理了，洛凯组和Buddy组正是其中最早期的一批。在这段时间中，两位组长对飞书的使用都有着自己的心得体会。

洛凯组组长王淇营对飞书的表格钟爱有加，对多维表格功能进行了详细的介绍讲解。王淇营利用多维表格进行项目组的管理，除了最基本的构建任务表，安排任务人手和时间，方便的筛选分组功能外，飞书多维表格提供的多种视图更是十分强大。利用甘特图，可以更加直观地了解任务进展情况，把控整体进度。此外，多种多样的分组方式和展示方式，让项目的所有数据信息，仅需一张表就可以轻松应对。

图5 邓紫涵分享飞书使用心得

Buddy组产品经理邓紫涵，则从整体的角度分享了Buddy组管理从微信转向飞书的感受，并对此进行了总结。邓紫涵认为，从微信转到飞书，一方面是实现了工作与生活分离，极大地拉动了队员的情绪，调动了队员的积极性，同时也更容易在打开APP之前先做好心理建设和铺垫；另一方面则是带来了效率的成倍提升，飞书作为专门面向团队合作的、集各类功能为一体的聚合式应用，各细节上都有着精心设计，尤其是已读/未读功能使得工作中双方的通信体验都得到了极大的提升。除了优点外，邓紫涵提出，飞书在追求宽度的过程中，导致了一些深度上的不足，比如文档协同架构不稳、运行不流畅等。

 在各位同学的热烈讨论和经验交流中，本次例会圆满结束。我们相信，飞书工具的引进与推广，将帮助团队进行更高效的管理，为团队发展助力！